P04-14 – Beschlüsse, Anträge und aktuelle Fassungen
Inhaltsverzeichnis
Beschluss Nr. 1 – Finanzierung von Kursen, Workshops und Bildungsveranstaltungen
Aktualisierte Regelung
Die bisherige Regelung über die anteilige Finanzierung von Kursen, Workshops, Ausflügen, Exkursionen und sonstigen Bildungsveranstaltungen aus Mitgliedsbeiträgen und zusätzlichen Spenden wird aufgehoben. Die Teilnahme an solchen Veranstaltungen begründet keinen allgemeinen Anspruch auf eine Kostenübernahme durch NADEUM / NADEUM-WIKO. Die Kosten sind grundsätzlich von den teilnehmenden Personen selbst zu tragen. Eine abweichende Kostenübernahme durch den Verein ist nur aufgrund einer gesonderten vorherigen Entscheidung des zuständigen Vereinsorgans möglich und muss mit den finanziellen Möglichkeiten des Vereins vereinbar sein. Diese Regelung dient der finanziellen Eigenverantwortung der Teilnehmenden und der langfristigen Sicherung der finanziellen Handlungsfähigkeit des Vereins.
Beschluss Nr. 2 – Regelung der Mitgliedsbeiträge
Aktualisierte Regelung
Die Mitgliedsbeiträge dienen der Finanzierung der laufenden Vereinsarbeit von NADEUM / NADEUM-WIKO. Für Mitglieder, die in Österreich oder einem anderen europäischen Land leben, beträgt der reguläre Mitgliedsbeitrag grundsätzlich 20 Euro monatlich. Für Mitglieder in afrikanischen Ländern wird aufgrund der unterschiedlichen wirtschaftlichen Möglichkeiten und der teilweise unverhältnismäßig hohen internationalen Überweisungskosten auf eine verpflichtende Beitragszahlung verzichtet. Die Mitgliedschaft und die aktive Mitarbeit sollen nicht an den finanziellen Möglichkeiten der Mitglieder scheitern. Freiwillige Beiträge und sonstige Unterstützungen sind willkommen, begründen jedoch keine Verpflichtung. Die Verwendung der verfügbaren Vereinsmittel richtet sich nach dem Vereinszweck und den finanziellen Möglichkeiten von NADEUM / NADEUM-WIKO.
Beschluss Nr. 3 – Persönliche Konsumationskosten bei Vereinssitzungen
Aktualisierte Regelung
Alle Konsumationen im Rahmen von NADEUM- / NADEUM-WIKO-Sitzungen, insbesondere bei Präsidiums- und sonstigen Vereinstreffen, werden von den jeweiligen Teilnehmenden selbst bezahlt. Eine Übernahme dieser persönlichen Kosten durch den Verein ist grundsätzlich nicht vorgesehen.
Beschluss Nr. 4 – Bereitstellung persönlicher Arbeitsmittel
Aktualisierte Regelung
Jedes Mitglied von NADEUM / NADEUM-WIKO stellt die für seine jeweilige Tätigkeit erforderlichen Arbeitsmittel grundsätzlich selbst zur Verfügung. Die Bereitstellung von Arbeitsmitteln durch den Verein ist nicht automatisch vorgesehen. Eine allfällige Anschaffung oder Kostenübernahme durch den Verein bedarf einer gesonderten vorherigen Abstimmung und muss mit den finanziellen Möglichkeiten des Vereins vereinbar sein.
Beschluss Nr. 5 – Verwendung akademischer Titel in der Vereinskommunikation
Aktualisierte Regelung
NADEUM / NADEUM-WIKO respektiert die unterschiedlichen nationalen und internationalen Gepflogenheiten bei der Verwendung akademischer Titel. Jedes Mitglied kann selbst entscheiden, ob es seine rechtmäßig erworbenen akademischen Titel in der persönlichen E-Mail-Signatur und in der Vereinskommunikation anführt. Die Verwendung akademischer Titel ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die Mitgliedschaft, die Funktion oder die Stellung innerhalb des Vereins.
Beschluss Nr. 6 – Regelung des Vereinskontos und des Zahlungsverkehrs
Aktualisierte Regelung
NADEUM / NADEUM-WIKO führt seine finanziellen Angelegenheiten über ein vom Verein dafür vorgesehenes Konto. Sämtliche Mitgliedsbeiträge, freiwilligen Spenden und sonstigen Zuwendungen an den Verein sind auf das aktuell bekannt gegebene Vereinskonto zu überweisen. Die Wahl und Führung des Kontos richten sich nach den finanziellen Erfordernissen des Vereins. Dabei sind die laufenden Kontoführungskosten und die verfügbaren Vereinsmittel angemessen zu berücksichtigen. Die jeweils gültige Bankverbindung wird den Mitgliedern und gegebenenfalls den Partnerorganisationen bei Bedarf direkt mitgeteilt. Änderungen der Bankverbindung werden entsprechend bekannt gegeben.
Beschluss Nr. 7 – Redaktion und Pflege der Vereinswebsite
Aktualisierte Regelung
Die redaktionelle Betreuung und sprachliche Überarbeitung der Website von NADEUM / NADEUM-WIKO erfolgt durch den Präsidenten. Der Generalsekretär unterstützt diese Arbeit im Rahmen seiner zeitlichen Möglichkeiten. Zur sprachlichen Überprüfung, Korrektur und Überarbeitung der Inhalte können digitale Hilfsmittel und KI-gestützte Anwendungen eingesetzt werden. Die fachliche Verantwortung für die veröffentlichten Inhalte verbleibt beim Verein und seinen zuständigen Funktionsträgern. Die Gestaltung und Pflege der Website sollen so organisiert werden, dass die verfügbaren personellen und finanziellen Ressourcen des Vereins angemessen berücksichtigt werden.
Beschluss Nr. 8 – Laufende Vereinskosten, professionelle IT-Betreuung und digitale Arbeitsmittel
Aktualisierte Regelung
NADEUM / NADEUM-WIKO übernimmt im Rahmen seiner finanziellen Möglichkeiten die notwendigen laufenden Kosten des Vereinsbetriebs. Dazu gehören insbesondere die Kosten für die Domain, das Hosting, die professionelle Administration und technische Betreuung der Website sowie die Bereitstellung und Verwaltung der Vereins-E-Mail-Adressen. Für die technische Betreuung, Wartung und Weiterentwicklung der Website können qualifizierte externe IT-Dienstleister beauftragt werden. Die Auswahl und Beauftragung erfolgen unter Berücksichtigung der fachlichen Anforderungen, der Zuverlässigkeit des Dienstleisters und der verfügbaren finanziellen Mittel. Für die redaktionelle Arbeit, Übersetzung, sprachliche Überarbeitung und Erstellung von Vereinsinhalten können digitale Werkzeuge wie DeepL und ChatGPT eingesetzt werden. ChatGPT kann insbesondere zur sprachlichen Korrektur, zum Lektorat und zur Textverarbeitung beitragen. Die redaktionelle Verantwortung für die veröffentlichten Inhalte verbleibt beim Verein und seinen zuständigen Funktionsträgern. Für die Vereinsverwaltung, die interne Dokumentation und die langfristige Aufbewahrung von Vereinsunterlagen können digitale Speicher- und Ablagedienste wie Dropbox genutzt werden. Diese sollen eine geordnete Ablage und nachvollziehbare Wiederauffindbarkeit der Unterlagen ermöglichen. Ihre weitere Verfügbarkeit hängt von den jeweiligen Vertragsbedingungen und der Finanzierung ab. Die Kosten für die genannten digitalen Dienste und Arbeitsmittel können vom Verein übernommen werden, sofern sie für die Vereinsarbeit erforderlich sind und die finanziellen Möglichkeiten dies zulassen. Zusätzliche kostenpflichtige Leistungen und nicht regelmäßig anfallende Ausgaben, insbesondere für IT-Support und technische Dienstleistungen, sind vor ihrer Beauftragung mit dem zuständigen Vereinsorgan abzustimmen. Persönliche Konsumationen sowie kostenpflichtige Exkursionen und Treffen einschließlich allfälliger Verpflegungs- und Cateringkosten werden grundsätzlich von den teilnehmenden Mitgliedern selbst getragen.
Beschluss Nr. 9 – Zeichnungsberechtigung bei Vereinszahlungen
Aktualisierte Regelung
Für Überweisungen und sonstige finanzielle Transaktionen von NADEUM / NADEUM-WIKO gilt grundsätzlich das Vier-Augen-Prinzip. Zeichnungsberechtigt sind die hierzu befugten Mitglieder des Präsidiums im Rahmen ihrer jeweiligen Funktion und der geltenden vereinsinternen Regelungen. Der Präsident ist in die Freigabe finanzieller Transaktionen einzubeziehen. Die Durchführung von Zahlungen muss nachvollziehbar dokumentiert und in der Vereinsbuchhaltung ordnungsgemäß erfasst werden. Dabei sind die verfügbaren Vereinsmittel und der Vereinszweck zu berücksichtigen.
Beschluss Nr. 10 – Aufhebung der früheren Vereinbarung zur Website-Erstellung
Aktualisierte Regelung
Der ursprüngliche Beschluss Nr. 10 über die Erstellung und technische Bereitstellung der damaligen NADEUM-Website auf Grundlage des seinerzeitigen Angebots wird aufgehoben. Die damalige Vereinbarung bildet keine Grundlage mehr für die heutige Website-Verwaltung oder für aktuelle IT-Dienstleistungen von NADEUM / NADEUM-WIKO. Die gegenwärtige technische Betreuung, Administration und Weiterentwicklung der Website sowie die damit verbundenen laufenden Kosten richten sich nach Beschluss Nr. 8 – Laufende Vereinskosten, professionelle IT-Betreuung und digitale Arbeitsmittel und nach den jeweils aktuellen Vereinbarungen mit den beauftragten Dienstleistern.
Beschluss Nr. 11 – Aufhebung der früheren IT-Bevollmächtigung
Aktualisierte Regelung
Der ursprüngliche Beschluss Nr. 11 über die technische Administration, die Verwaltung der Domain und der E-Mail-Konten sowie die Bevollmächtigung zur Vertretung von NADEUM in IT-Angelegenheiten wird aufgehoben. Die damalige Beauftragung und Bevollmächtigung bilden keine Grundlage mehr für die heutige technische Betreuung oder für rechtsgeschäftliche Handlungen im Namen von NADEUM / NADEUM-WIKO. Die aktuelle Organisation der technischen Betreuung, die Beauftragung externer IT-Dienstleister und die damit verbundenen laufenden Kosten richten sich nach Beschluss Nr. 8 – Laufende Vereinskosten, professionelle IT-Betreuung und digitale Arbeitsmittel.
Eine Vertretungs- oder Handlungsvollmacht für IT-Angelegenheiten besteht nur, wenn sie auf einer aktuellen, ausdrücklich erteilten Ermächtigung beruht.
Beschluss Nr. 12 – Aufhebung der früheren Bestellung eines stellvertretenden Generalsekretärs
Aktualisierte Regelung
Der ursprüngliche Beschluss Nr. 12 über die Bestellung eines stellvertretenden Generalsekretärs zur Unterstützung bei der Protokollführung und bei administrativen Aufgaben wird aufgehoben. Die damalige Funktionsbestellung ist nicht mehr Grundlage der heutigen Vereinsorganisation. Die Zuständigkeiten für Protokollführung und administrative Aufgaben richten sich nach den geltenden Vereinsstatuten und den aktuellen Zuständigkeiten innerhalb von NADEUM / NADEUM-WIKO. Die Aufhebung dieser früheren Funktionsbestellung erfolgt unabhängig von der Person und enthält keine Bewertung der seinerzeit geleisteten Arbeit.
Beschluss Nr. 13 – Unterstützung beim Aufbau von Zweigstellen und regionalen Strukturen
Aktualisierte Regelung
NADEUM / NADEUM-WIKO kann den Aufbau von Zweigstellen und regionalen Vereinsstrukturen unterstützen, sofern diese dem Vereinszweck dienen und die organisatorischen Voraussetzungen erfüllt sind. Eine finanzielle oder sachliche Unterstützung erfolgt ausschließlich nach vorheriger Abstimmung und ausdrücklicher Entscheidung des zuständigen Vereinsorgans. Voraussetzung sind die verfügbaren finanziellen Mittel sowie eine nachvollziehbare Dokumentation der vorgesehenen Ausgaben und ihrer Verwendung. Aus einer früher gewährten Unterstützung entsteht kein Anspruch auf weitere finanzielle oder sachliche Leistungen. Frühere Einzelentscheidungen begründen keine allgemeine Verpflichtung des Vereins, andere Zweigstellen, Mitglieder oder Partnerorganisationen in vergleichbarer Weise zu unterstützen.
Beschluss Nr. 14 – Aufhebung der erledigten Laptop-Anschaffung
Aktualisierte Regelung
Der ursprüngliche Beschluss Nr. 14 über die Anschaffung eines Laptops für den Präsidenten wird aufgehoben, da die vorgesehene Anschaffung durch den persönlichen Kauf des Geräts durch den Präsidenten gegenstandslos geworden ist. Die für die Vereinsarbeit erforderlichen Arbeitsmittel werden grundsätzlich gemäß Beschluss Nr. 4 – Bereitstellung persönlicher Arbeitsmittel gehandhabt. Eine künftige Anschaffung von Arbeitsgeräten durch NADEUM / NADEUM-WIKO bedarf einer gesonderten vorherigen Abstimmung und muss dem Vereinszweck dienen sowie mit den verfügbaren finanziellen Mitteln vereinbar sein.
Beschluss Nr. 15 – Regelung besonderer Unterstützungsleistungen
Aktualisierte Regelung
NADEUM / NADEUM-WIKO kann Zweigstellen und regionalen Strukturen bei nachgewiesenem Bedarf durch finanzielle oder sachliche Leistungen unterstützen, sofern diese unmittelbar dem Vereinszweck dienen. Jede Unterstützung bedarf einer vorherigen Abstimmung und ausdrücklichen Entscheidung des zuständigen Vereinsorgans. Die vorgesehenen Ausgaben müssen nachvollziehbar dokumentiert und durch geeignete Belege nachgewiesen werden. Die Unterstützung richtet sich nach dem konkreten Bedarf, den verfügbaren finanziellen Mitteln und den organisatorischen Möglichkeiten des Vereins. Aus früheren Unterstützungsleistungen entsteht kein Anspruch auf weitere Zahlungen, Geräte oder sonstige Leistungen. Für die Unterstützung beim Aufbau regionaler Strukturen gilt ergänzend Beschluss Nr. 13 – Unterstützung beim Aufbau von Zweigstellen und regionalen Strukturen.
Beschluss Nr. 16 – Einsatz digitaler Übersetzungs- und Lektoratswerkzeuge
Aktualisierte Regelung
NADEUM / NADEUM-WIKO kann digitale Übersetzungs- und Lektoratswerkzeuge einsetzen, um die sprachliche Qualität und die mehrsprachige Kommunikation des Vereins zu verbessern. Dazu können insbesondere Anwendungen wie DeepL für Übersetzungen sowie ChatGPT für sprachliche Überarbeitung, Lektorat und Textverarbeitung verwendet werden. Die Auswahl und Nutzung dieser Werkzeuge richten sich nach dem tatsächlichen Bedarf der Vereinsarbeit und den verfügbaren finanziellen Mitteln. Die Übernahme laufender Abonnementkosten durch den Verein erfolgt, soweit die Anwendungen für die Vereinsarbeit erforderlich sind und die Finanzierung vertretbar ist. Die redaktionelle Verantwortung für die veröffentlichten Inhalte verbleibt beim Verein und seinen zuständigen Funktionsträgern. Für die laufenden Kosten digitaler Arbeitsmittel gilt ergänzend Beschluss Nr. 8 – Laufende Vereinskosten, professionelle IT-Betreuung und digitale Arbeitsmittel.
Beschluss Nr. 17 – Abrechnung von Vereinsauslagen und freiwilligen Unterstützungsleistungen
Aktualisierte Regelung
Notwendige Ausgaben, die für die Tätigkeit von NADEUM / NADEUM-WIKO vorgestreckt werden, sind nachvollziehbar zu dokumentieren und im Rahmen der Vereinsbuchhaltung zu erfassen. Eine Rückerstattung erfolgt nur, wenn die Ausgaben dem Vereinszweck dienten, entsprechende Rechnungen oder Zahlungsnachweise vorliegen und die finanziellen Möglichkeiten des Vereins dies zulassen. Die Abrechnung und allfällige Rückerstattung richten sich ergänzend nach Beschluss Nr. 20 – Regelung vorgestreckter Vereinsauslagen. Persönliche Unterstützungsleistungen, die Mitglieder durch eigene Mittel erbringen, begründen grundsätzlich keinen Anspruch auf Erstattung durch den Verein. Eine finanzielle oder sachliche Unterstützung durch NADEUM / NADEUM-WIKO bedarf einer gesonderten vorherigen Entscheidung des zuständigen Vereinsorgans und muss mit den verfügbaren Vereinsmitteln vereinbar sein.
Beschluss Nr. 18 – Beendigung früherer IT-Funktionen und Vollmachten
Aktualisierte Regelung
Die früher erteilten Funktionen und Vollmachten im Zusammenhang mit der IT-Administration von NADEUM werden aufgehoben, soweit sie nicht bereits zuvor wirksam beendet wurden. Eine frühere Funktion oder Bevollmächtigung begründet keine Berechtigung, NADEUM / NADEUM-WIKO heute gegenüber Dritten in IT-Angelegenheiten zu vertreten oder entsprechende Handlungen im Namen des Vereins vorzunehmen. Für die aktuelle technische Betreuung, die Verwaltung der Website und die Beauftragung externer IT-Dienstleister gelten die jeweils aktuellen Vereinbarungen sowie Beschluss Nr. 8 – Laufende Vereinskosten, professionelle IT-Betreuung und digitale Arbeitsmittel. Die Regelung dient der eindeutigen Abgrenzung früherer und heutiger Zuständigkeiten und der Sicherstellung, dass Handlungen im Namen des Vereins nur auf Grundlage einer aktuellen Berechtigung erfolgen.
Beschluss Nr. 19 – Technische Betreuung, Datenzugriff und Sicherung der Vereinsdaten
Aktualisierte Regelung
NADEUM / NADEUM-WIKO organisiert die technische Betreuung seiner Website, Domains, E-Mail-Adressen und sonstigen digitalen Vereinsdienste nach den aktuellen organisatorischen Anforderungen und den verfügbaren finanziellen Mitteln. Für erforderliche technische Leistungen können qualifizierte externe Dienstleister beauftragt werden. Auswahl, Beauftragung und laufende Kosten sind im Rahmen der geltenden Zuständigkeiten des Vereins zu regeln. Ergänzend gilt Beschluss Nr. 8 – Laufende Vereinskosten, professionelle IT-Betreuung und digitale Arbeitsmittel. Die Zugangsrechte zu den für den Vereinsbetrieb erforderlichen digitalen Diensten und die Verwaltung der Vereinsdaten sind so zu organisieren, dass NADEUM / NADEUM-WIKO seine Arbeit möglichst unabhängig von einzelnen Personen fortführen kann. Soweit technisch möglich und organisatorisch angemessen, sind geeignete Sicherungs- und Wiederherstellungsmöglichkeiten für wesentliche Vereinsdaten vorzusehen. Die für den Verein erforderlichen Zugänge, Daten und Unterlagen müssen im Rahmen der bestehenden Verträge und Berechtigungen zugänglich und nachvollziehbar verwaltbar bleiben. Kostenpflichtige Zusatzleistungen sind vor ihrer Beauftragung mit dem zuständigen Vereinsorgan abzustimmen.
Beschluss Nr. 20 – Vorfinanzierung notwendiger Vereinsausgaben durch den Präsidenten
Aktualisierte Regelung
Da das vom Verein verwendete Liquiditätskonto faktisch einem Sparkonto entspricht und sich nicht für alle erforderlichen laufenden Zahlungen gleichermaßen eignet, kann der Präsident notwendige Ausgaben für NADEUM / NADEUM-WIKO vorübergehend aus eigenen Mitteln vorfinanzieren.
Diese Vorgehensweise wurde bereits 2018 mündlich mit den damaligen Präsidiumsmitgliedern Philipp Scherbaum und Andreas Andiel vereinbart. Sie dient der praktischen Abwicklung notwendiger Zahlungen und berücksichtigt die zeitlich begrenzte Verfügbarkeit der Präsidiumsmitglieder. Die Vorfinanzierung erfolgt freiwillig und unentgeltlich. Der Präsident verlangt weder Zinsen noch sonstige Vergütungen für die Bereitstellung der Mittel. Die vorgestreckten Ausgaben müssen dem Vereinszweck dienen und durch Rechnungen, Zahlungsnachweise oder andere geeignete Belege nachvollziehbar dokumentiert werden. Sie sind in der Vereinsbuchhaltung ordnungsgemäß zu erfassen. Eine Rückerstattung erfolgt nach Prüfung der Belege, soweit die Ausgaben dem Vereinszweck dienten und die finanzielle Lage des Vereins dies zulässt. Die Rückzahlung erfolgt ausschließlich bargeldlos. Aus der Möglichkeit der Vorfinanzierung entsteht weder eine Verpflichtung des Präsidenten, eigene Mittel einzusetzen, noch ein Anspruch auf eine sofortige Rückerstattung durch den Verein.
Übergang zu den Beschlüssen ab 2026
Entwicklung der Beschlussdokumentation
Die Beschlüsse Nr. 1 bis 9 stammen aus der frühen Entwicklungsphase von NADEUM und spiegeln die damaligen organisatorischen und finanziellen Rahmenbedingungen wider. Sie betrafen grundlegende Fragen der Vereinsarbeit und waren teilweise noch bis in die Zeit nach der COVID-19-Pandemie von Bedeutung.
Die Beschlüsse Nr. 10 bis 20 entstanden beziehungsweise wurden in den Jahren 2023 bis 2025 ergänzt. Sie befassten sich insbesondere mit der Weiterentwicklung der Vereinsstrukturen, der technischen Betreuung, der Website, digitalen Arbeitsmitteln und der praktischen Organisation der Vereinsarbeit.
Ab dem Jahr 2026 wird die Beschlussdokumentation systematisch weitergeführt. Die neuen Beschlüsse werden fortlaufend nummeriert, mit ihrem tatsächlichen Beschlussdatum versehen und zusammen mit den zugehörigen Anträgen, Beratungsunterlagen und Beschlussfassungen intern nachvollziehbar dokumentiert.
Die öffentliche Beschlussseite enthält die jeweils maßgeblichen Regelungen in verständlicher und aktualisierter Form. Die vollständige interne Dokumentation dient der langfristigen Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen und ihrer Entwicklung.