B4-01.1 – Anträge und Unterstützungsanfragen
Inhaltsverzeichnis
Grundsätze für Anträge, Kostenaufstellungen und Unterstützungswünsche
Wer mit NADEUM-WIKO zusammenarbeitet und für ein Vorhaben Unterstützung benötigt, soll sein Anliegen nachvollziehbar darstellen können. Dieser Standard beschreibt, welche Informationen für Anträge, Unterstützungsanfragen und Kostenaufstellungen benötigt werden und wie solche Anliegen grundsätzlich vorbereitet werden sollen. Dabei geht es nicht darum, Menschen mit unnötiger Bürokratie zu belasten. Es geht darum, aus einem Wunsch eine verständlich beschriebene, prüfbare und verantwortungsvoll geplante Anfrage zu machen.
Erst verstehen – dann planen – dann berechnen – dann fragen.
Diese Vorgehensweise gilt grundsätzlich für alle Mitglieder, Projektentwickler, Gruppen und Partner, die mit NADEUM-WIKO zusammenarbeiten.
1. Warum ein schriftlicher Antrag?
Viele Anliegen beginnen mit einem einfachen Satz:
„Wir brauchen Unterstützung.“
Damit kann ein Gespräch beginnen. Für eine verantwortungsvolle Entscheidung reicht diese Information jedoch meistens noch nicht aus.
NADEUM-WIKO muss verstehen können:
- Was wird benötigt?
- Warum wird es benötigt?
- Wer benötigt es?
- Für welchen Zweck wird es benötigt?
- Wann wird es benötigt?
- Welche Kosten entstehen?
- Was kann selbst beigetragen werden?
- Welche konkrete Unterstützung wird erwartet?
Deshalb sollen wichtige Anliegen schriftlich oder in einer nachvollziehbaren Form eingereicht werden. Das kann zunächst auch eine einfache digitale Nachricht oder ein übersichtlich formulierter Antrag sein.
Es geht nicht um komplizierte Formulare, sondern um nachvollziehbare Informationen.
2. Welche Anliegen sollten schriftlich dargestellt werden?
Eine schriftliche Anfrage ist insbesondere sinnvoll bei:
Projektideen und Projektvorhaben
besonderen Unterstützungswünschen
technischen Anforderungen
Reisen im Zusammenhang mit einer gemeinsamen Tätigkeit
Veranstaltungen
Anschaffungen
Schulungen und Trainings
benötigten Sachleistungen
organisatorischen Unterstützungsleistungen
sonstigen Leistungen, die über die normale Zusammenarbeit hinausgehen
finanziellen Wünschen oder Kostenbeiträgen
Je größer oder kostenintensiver ein Vorhaben ist, desto genauer sollte die Anfrage vorbereitet werden.
3. Eine Anfrage „Ein Antrag“ ist noch keine Zusage
Die Einreichung eines Antrags oder einer Kostenaufstellung bedeutet nicht, dass NADEUM-WIKO die beantragte Unterstützung übernimmt. Eine Anfrage dient zunächst dazu, ein Anliegen zu verstehen, zu prüfen und gemeinsam zu besprechen.
Ein Antrag beschreibt einen Bedarf. Er begründet keinen automatischen Anspruch auf eine Leistung oder finanzielle Unterstützung durch NADEUM-WIKO.
Welche Möglichkeiten einer Zusammenarbeit bestehen, hängt vom jeweiligen Anliegen, den verfügbaren Ressourcen, den Zuständigkeiten und den Grundsätzen von NADEUM-WIKO ab.
3.1 Ein Antrag ist eine Bitte um Prüfung – keine automatische Bewilligung
Die Einreichung eines Antrags begründet keinen Anspruch auf eine Bewilligung oder finanzielle Unterstützung durch NADEUM-WIKO.
Ein Antrag bedeutet zunächst:
„Hier ist mein Anliegen. Ich lege dar, was ich benötige, warum ich es benötige, welche Kosten entstehen und welchen eigenen Beitrag ich leisten kann. Ich bitte NADEUM-WIKO um Prüfung und Entscheidung.“
Der Antrag ist damit die Grundlage für eine sachliche Entscheidung, nicht die Zusage einer Leistung.
Jeder Antrag wird geprüft
Nach Eingang eines Antrags prüft die zuständige Stelle bzw. das NADEUM-WIKO HQ, ob und in welcher Form eine Unterstützung überhaupt möglich ist.
Dabei können insbesondere berücksichtigt werden:
Zweck und Notwendigkeit des Antrags
Zusammenhang mit der Tätigkeit für NADEUM-WIKO
vorhandene Eigenleistung
tatsächliche bzw. nachgewiesene Kosten
verfügbare organisatorische oder finanzielle Möglichkeiten
Vereinbarkeit mit der Grundsatzerklärung
Gleichbehandlung gegenüber anderen Mitgliedern und Partnern
Welche Entscheidung ist möglich?
Ein Antrag kann grundsätzlich:
A. genehmigt werden
gegebenenfalls vollständig oder unter bestimmten Bedingungen bzw. mit einem festgelegten Höchstbetrag;
B. teilweise genehmigt werden
wenn beispielsweise nur ein Teil der beantragten Leistung unterstützt werden kann;
C. abgelehnt werden
wenn eine Unterstützung nicht möglich, nicht erforderlich, nicht ausreichend begründet oder nicht mit den Grundsätzen von NADEUM-WIKO vereinbar ist. Eine Ablehnung bedeutet nicht automatisch, dass die Idee oder das Anliegen schlecht ist.
Sie bedeutet lediglich:
NADEUM-WIKO kann oder will diese konkrete Unterstützung unter den gegebenen Bedingungen nicht übernehmen.
Besonders wichtig bei finanziellen Anträgen
Bei einem finanziellen Wunsch muss aus dem Antrag möglichst klar hervorgehen:
Gesamtkosten – Eigenleistung – tatsächlich benötigter Betrag
Soweit möglich, ist ein Kostenvoranschlag, Angebot oder eine nachvollziehbare Kostenaufstellung beizufügen.
Ein bloßer Satz wie
„Ich brauche Geld für …“
ist daher kein ausreichender Finanzierungsantrag.
Der Antrag als Lerninstrument
Diese Regelung soll nicht lediglich zusätzliche Verwaltungsarbeit erzeugen. Sie ist ausdrücklich auch Teil des NADEUM-WIKO-Lernprozesses.
Wer lernt, einen Antrag nachvollziehbar zu formulieren, lernt gleichzeitig:
ein Problem zu beschreiben,
einen Bedarf zu erkennen,
eine Lösung zu formulieren,
Kosten zu ermitteln,
Eigenleistung zu bestimmen,
Verantwortung zu übernehmen,
und eine begründete Entscheidung zu ermöglichen.
Damit steht B4-01.1 auch in direktem Zusammenhang mit dem NADEUM-WIKO 25-Step Learning and Project Compass.
Ein Antrag ist eine Bitte um Prüfung – keine Zusage.
4. Bei finanziellen Wünschen reicht eine Bitte nicht aus
Ein Satz wie:
„Ich brauche Geld für …“
ist noch kein ausreichend nachvollziehbarer Finanzierungsantrag.
Auch Aussagen wie:
„Die Reise kostet ungefähr …“
oder:
„Wir brauchen eine bessere Internetverbindung.“
müssen zunächst genauer beschrieben werden.
Bei einem finanziellen Wunsch sollte deshalb dargestellt werden:
Was wird benötigt?
Warum wird es benötigt?
Für welchen Zeitraum?
Was kostet es tatsächlich oder voraussichtlich?
Was kann selbst übernommen werden?
Welche konkrete Unterstützung wird noch benötigt?
Damit wird aus einer allgemeinen Bitte eine nachvollziehbare Anfrage, die sachlich geprüft werden kann.
5. Was gehört zu einer Kostenaufstellung?
Eine Kostenaufstellung muss nicht kompliziert sein.
Sie soll möglichst übersichtlich zeigen, welche Kosten für welchen Zweck entstehen.
| Position | Beschreibung | Kosten |
|---|---|---|
| 1 | Produkt oder Leistung | KES … |
| 2 | gegebenenfalls einmalige Einrichtung | KES … |
| 3 | weitere notwendige Kosten | KES … |
| Gesamtkosten | KES … |
Wenn möglich, sollten zusätzlich angegeben werden:
Anbieter
Produkt oder Leistung
Gültigkeitsdauer eines Angebots
einmalige Kosten
laufende Kosten
Währung
gegebenenfalls Link, Foto oder Dokument des Angebots
Ein tatsächlich vorhandenes Angebot oder ein Kostenvoranschlag ist einer bloßen Schätzung grundsätzlich vorzuziehen. Eine nachvollziehbare Schätzung ist jedoch besser als überhaupt keine Kostenangabe.
6. Eigenleistung gehört zum Antrag
Ein wichtiger Bestandteil einer Anfrage ist die Frage:
Was kann ich selbst beitragen?
Das kann beispielsweise sein:
eigenes Geld
eigene Arbeitszeit
eigene Räumlichkeiten
vorhandene Geräte
eigenes Fahrzeug
eigene Materialien
organisatorische Arbeit
persönliche Kontakte
Mitarbeit anderer Gruppenmitglieder
Ein Antrag sollte deshalb möglichst nicht nur lauten:
„Ich brauche 50.000 KES.“
Nachvollziehbarer wäre beispielsweise:
„Die voraussichtlichen Gesamtkosten betragen 50.000 KES. Ich kann selbst 20.000 KES beitragen. 30.000 KES fehlen noch.“
Damit wird aus einem Geldwunsch eine nachvollziehbare Finanzierungssituation. Die Angabe einer Eigenleistung bedeutet dabei nicht, dass jede Person zwingend einen bestimmten finanziellen Eigenanteil aufbringen muss. Entscheidend ist, dass vorhandene Möglichkeiten und eigene Beiträge ehrlich dargestellt werden.
7. Reisen benötigen eine besondere Klarstellung
Eine Person, die als Mitglied oder freiwillige Mitarbeiterin bzw. freiwilliger Mitarbeiter von NADEUM-WIKO tätig ist, kann nicht automatisch davon ausgehen, dass eine Reise von NADEUM-WIKO bezahlt oder beauftragt wird.
Eine Reise, die im Zusammenhang mit einer gemeinsamen Tätigkeit steht, sollte deshalb vor Reiseantritt geklärt werden.
Dabei sind mindestens folgende Fragen zu beantworten:
- Warum ist die Reise notwendig?
- Wer soll die Reise durchführen?
- Wohin geht die Reise?
- Wie lange dauert sie?
- Welche Kosten entstehen?
- Was übernimmt die betreffende Person selbst?
- Welche konkrete Unterstützung wird erbeten?
Erst auf dieser Grundlage kann geprüft werden, ob und in welcher Form eine Unterstützung innerhalb der bestehenden Möglichkeiten überhaupt in Betracht kommt.
Eine eigenständig geplante Reise ist keine automatisch von NADEUM-WIKO beauftragte oder finanzierte Reise.
8. NADEUM-WIKO finanziert keine Projekte
Hier besteht eine klare Grenze. NADEUM-WIKO finanziert keine Projekte.
Die Tätigkeit von NADEUM-WIKO liegt insbesondere in:
Wissen und Wissensvermittlung
Beratung
Training
Projektentwicklung
Projektplanung
Projektprüfung
Dokumentation
Vernetzung
Suche nach geeigneten Partnern
Vorbereitung auf mögliche externe Förderungen
NADEUM-WIKO verfolgt damit den Grundsatz:
Wir begleiten Menschen – wir ersetzen sie nicht.
und:
Wir vermitteln Wissen – wir schaffen keine Abhängigkeit.
Die Entwicklung eines Projektes soll Menschen vielmehr dazu befähigen, ihr Vorhaben selbstständig weiterzuentwickeln und geeignete externe Förderer oder Partner anzusprechen.
9. Externe Finanzierung und Fördermöglichkeiten
Wenn für ein Projekt finanzielle Mittel erforderlich sind, kann NADEUM-WIKO im Rahmen seiner Möglichkeiten dabei unterstützen,
das Projekt zunächst strukturiert zu entwickeln,
den tatsächlichen Finanzierungsbedarf zu ermitteln,
geeignete Informationen zusammenzustellen,
mögliche Partner zu identifizieren,
nach geeigneten Fördermöglichkeiten zu suchen,
einen Förderantrag vorzubereiten.
Die eigentliche Finanzierung eines Projektes muss dabei grundsätzlich über geeignete externe Finanzierungsquellen, Förderinstitutionen, Partner oder andere zulässige Finanzierungswege erfolgen. NADEUM-WIKO versteht seine Aufgabe dabei nicht darin, Abhängigkeiten zu schaffen, sondern Menschen und Organisationen zu befähigen, ihre eigenen Projekte professionell zu entwickeln und geeignete Finanzierungsmöglichkeiten selbstständig zu erschließen.
10. Private Unterstützung ist keine Vereinsleistung /Dies ist zu beachten!
Wenn ein Mitglied des NADEUM-WIKO-Präsidiums oder ein aktives Mitglied – unabhängig von seiner jeweiligen Position oder Funktion – als Privatperson in einem besonderen Einzelfall freiwillig etwas unterstützt, handelt es sich dabei nicht um eine Leistung von NADEUM-WIKO. Eine solche private Unterstützung erfolgt ausschließlich auf persönlicher und freiwilliger Grundlage.
Daraus entsteht insbesondere:
kein Anspruch,
keine dauerhafte Verpflichtung,
keine allgemeine Regel für andere Mitglieder,
keine Verpflichtung des Vereins,
keine Projektfinanzierung durch NADEUM-WIKO.
Eine private Unterstützung darf daher nicht als Zusage oder Leistung des Vereins verstanden oder gegenüber Dritten als solche dargestellt werden. Auch bei einer privaten Unterstützung sollte möglichst vorher klar sein, was tatsächlich benötigt wird, warum es benötigt wird und welche Kosten entstehen.
Dadurch bleibt auch eine persönliche Entscheidung nachvollziehbar.
Privat helfen zu können bedeutet nicht, dass der Verein zur Hilfe verpflichtet ist.
11. Die Regel gilt für alle
Diese Regelung ist keine Sonderregel für einzelne Personen oder Gruppen. Sie gilt grundsätzlich für alle, die mit NADEUM-WIKO zusammenarbeiten:
Mitglieder / Projektentwickler / Frauengruppen / Jugendgruppen
Selbsthilfegruppen (SHGs) / Community Based Organisations (CBOs) / NGOs
Partnerorganisationen / freiwillige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter / sonstige Kooperationspartner
Damit sollen nachvollziehbare und möglichst faire Bedingungen für alle geschaffen werden.
Wer etwas benötigt, soll erklären können, was er benötigt, warum er es benötigt, was es kostet und welchen eigenen Beitrag er leisten kann.
Das ist keine Schikane und kein Ausdruck von Misstrauen.
Es ist eine Grundlage verantwortungsvoller Zusammenarbeit und zugleich eine wichtige Fähigkeit für die spätere eigenständige Projektarbeit.
12. Warum diese Vorgehensweise wichtig ist
Wer später ein eigenes Projekt entwickeln und dafür einen Förderer, Donator oder Kooperationspartner gewinnen möchte, wird ähnliche Fragen beantworten müssen.
Ein Förderer wird nicht nur fragen:
„Was möchtest du?“
Er wird fragen:
„Warum?“
„Für wen?“
„Was kostet es?“
„Was ist bereits vorhanden?“
„Was bringst du selbst ein?“
„Was fehlt noch?“
„Was soll mit der Unterstützung erreicht werden?“
Deshalb beginnt professionelles Projektmanagement nicht erst beim fertigen Förderantrag. Es beginnt bereits bei der ersten nachvollziehbaren Anfrage. Die Fähigkeit, einen Bedarf zu beschreiben, Kosten zu ermitteln, Eigenleistungen zu erkennen und einen konkreten Unterstützungsbedarf zu formulieren, ist selbst bereits ein Teil der
Projektentwicklung und persönlichen Verantwortungsübernahme.
Unser gemeinsamer Grundsatz
Erst verstehen – dann planen – dann berechnen – dann fragen.
Und bei finanziellen Wünschen:
Keine nachvollziehbare Kostenaufstellung – kein nachvollziehbarer Finanzierungswunsch.
Dieser Grundsatz soll nicht verhindern, dass Menschen um Unterstützung bitten.
Er soll ihnen helfen, ihren eigenen Bedarf zu verstehen, realistisch zu planen und ihre Anliegen so darzustellen, dass andere sie nachvollziehen und darauf verantwortungsvoll reagieren können.
Damit ist B4-01.1 eine praktische Ergänzung zu B4-01 – Grundsatzerklärung von NADEUM-WIKO und zugleich ein Baustein der NADEUM-WIKO-Philosophie von Eigenverantwortung, Transparenz und Hilfe zur Selbsthilfe.